Datenschutzerklärung

Stand: 29.03.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Melanie Dorn & Ingo Terpelle
handelnd unter Leitivo
Georg-Schwarz-Straße 157
04179 Leipzig
Deutschland
E-Mail: info@leitivo.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG) nicht erfüllt sind. Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Website leitivo.com, Kontakt- und Beratungsanfragen, Demo-Prozesse sowie die Bereitstellung und Nutzung von Leitivo-Instanzen und zugehörigen Produktfunktionen.

3. Verarbeitung von Website-Daten

3.1 Server-Logfiles

Beim Besuch dieser Website verarbeitet der Server technisch notwendige Informationen:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Zeitpunkt des Zugriffs
• Angeforderte URL
• HTTP-Statuscode
• Browserkennung (User-Agent)
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb).
Speicherdauer: 90 Tage, danach automatische Löschung.

3.2 Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies. Es werden keine Marketing-, Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

3.3 Kontakt- und Anfrage-Daten

Wenn Sie uns kontaktieren oder eine Demo anfragen, verarbeiten wir: Name, Unternehmen, Rolle, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (wenn angegeben) sowie Kommunikationsinhalte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Geschäftskontakten).
Speicherdauer: Bis zum Abschluss der Anfrage plus 3 Jahre Verjährungsfrist, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht.

4. Verarbeitung von Produktdaten

4.1 Daten in Ihrer Leitivo-Instanz

Bei Nutzung von Leitivo können in Ihrer Instanz unter anderem verarbeitet werden: Kontakte, Rechnungen, Projekte, Aufgaben, Dokumente, E-Mails, Kommunikationsinhalte, Zeiterfassungsdaten, Schichtpläne, Urlaubsdaten, Finanzobjekte sowie Rollen- und Nutzungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Auftragsverarbeitung: Soweit wir Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, schließen wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4.2 Zugangs- und Authentifizierungsdaten

Für den Login verarbeiten wir E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort (bcrypt) und optional TOTP-Daten für Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei Magic-Link-Login wird zusätzlich ein zeitlich befristeter Token per E-Mail versendet.

5. KI-Funktionen

Leitivo bietet optional KI-gestützte Funktionen an, die ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung (Opt-in) aktiviert werden.

5.1 Anbieter der KI-Modelle

Wir nutzen KI-Modelle von Anthropic, PBC (San Francisco, Kalifornien, USA) — Modellreihe: Claude. Die Kommunikation erfolgt über einen von Leitivo betriebenen Proxy-Server (llm.true-code.de), der auf Servern von Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet ist.

5.2 Verarbeitete Daten

• Übermittelt werden: Nutzereingaben (Texte, Fragen, Zusammenfassungsaufträge), Kontext-Metadaten (Session-ID, Nachrichtentyp, Zeichenanzahl)
• Nicht übermittelt werden: Passwörter, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Sozialversicherungsnummern

5.3 Zweck der Verarbeitung

Die KI-Verarbeitung dient der Erstellung von Zusammenfassungen, Textvorschlägen, Kategorisierungen, Übersetzungen, Autovervollständigungen, Beratungshinweisen (Steuer, Workflow, Prozesse) und der Steuerung über Sprach- und Chatbefehle.

5.4 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung ist freiwillig, jederzeit widerrufbar und wird vor der ersten KI-Nutzung eingeholt. Der Widerruf kann in den Einstellungen der Leitivo-App unter „KI-Einstellungen" erfolgen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

5.5 Speicherdauer und Training

• Anthropic speichert übermittelte Daten maximal 30 Tage für Sicherheits- und Missbrauchserkennung (Anthropic Commercial Terms).
• Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Nach Widerruf der Einwilligung werden keine weiteren Daten an Anthropic übermittelt. Bereits verarbeitete Daten werden nach Ablauf der 30-Tage-Frist bei Anthropic gelöscht.

5.6 Auftragsverarbeitung und Standardvertragsklauseln

Mit Anthropic besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

5.7 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. KI-Ausgaben sind stets Vorschläge ohne rechtliche oder wirtschaftliche Wirkung. Die endgültige Entscheidung liegt immer beim Nutzenden.

5.8 KI-Kennzeichnung (EU AI Act)

Gemäß Art. 50 der EU-Verordnung 2024/1689 (AI Act) werden KI-generierte Inhalte in Leitivo mit einem „KI"-Badge gekennzeichnet. Bei der Interaktion mit dem KI-Assistenten wird zu Beginn darauf hingewiesen, dass es sich um ein KI-System handelt.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies für die nachfolgend genannten Zwecke erforderlich ist:

Dienstleister	Zweck	Standort	Grundlage
Hetzner Online GmbH	Server-Hosting, Infrastruktur	Deutschland (Falkenstein, Nürnberg)	Art. 28 DSGVO (AV-Vertrag)
Anthropic, PBC	KI-Verarbeitung (nur bei Einwilligung)	USA (San Francisco)	Art. 28 DSGVO + SCCs (Art. 46 Abs. 2 lit. c)
Stripe, Inc.	Zahlungsabwicklung	USA (San Francisco)	Art. 28 DSGVO + SCCs

7. Internationale Datenübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (insbesondere USA) erfolgt ausschließlich auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission. Ergänzend werden technische Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, Pseudonymisierung) eingesetzt.

8. Speicherdauer

Datenkategorie	Speicherdauer	Grundlage
Server-Logfiles	90 Tage	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kontakt-/Anfragedaten	Bis Abschluss + 3 Jahre	Verjährungsfristen
Rechnungsdaten	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 257 HGB
KI-Verarbeitungsdaten (bei Anthropic)	Max. 30 Tage	Anthropic Commercial Terms
Instanzdaten	Vertragsdauer + Export/Löschfrist	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO — ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO — zuständig ist der Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte

10. Datenschutzkontakt

Für Fragen zum Datenschutz, Auskunfts- und Löschanfragen erreichen Sie uns unter:
info@leitivo.com

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich rechtliche, technische oder betriebliche Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen teilen wir aktiven Nutzenden gesondert mit.